اخيرا يک روز را در مقام يک انسان شناس ناب، در يک شرکت بزرگ گذراندم و طي جلسه ماهانه گروه رهبري، در عقب اتاق نشستم و به مشاهده رفتار مديران ارشد پرداختم. چندسالي مي‌شد که اين کار را نکرده بودم و اين کار موجب شد تا دوباره متوجه کارهاي نامعقولي شوم که سازمان‌ها به ويژه در شرايط دشوار انجام مي‌دهند.

اولين بخش از دستور کارِ جلسه، مرور چگونگي پيشرفت گروه در سفر ناب‌ ايشان بود. در اينجا بود که به سرعت متوجه فقدان جزئيات قابل عمل در تعهد گروه شدم. آنها مي‌خواستند براي پاسخگويي به مشتريان و تمام سهام‌داران شرکت، يک بنگاه اقتصادي ناب صددرصد جهاني ايجاد کنند. البته اين کار خوبی است (مهم نيست منظور از صددرصد جهانی هم دقيقاً چيست که معمولاً وقتی معني‌اش را مي‌پرسم به ندرت پاسخ مفيدي دريافت مي‌کنم.). اما مهم آن است که چطور؟ در اين راستا چه موانع و مشکلاتی بر سر راه يک سازمان بزرگ تودرتو قرار داشته است؟ و در اين راه چه اقداماتي  براي رفع اين موانع و مشکلات تعيين شده است؟ و مسئوليت تحقق بهترين اقدامات بر عهده چه کسي بوده است؟

چون اهداف روشنی برای تحقق توليد ناب وجود نداشت و پيشرفتی هم در جهت آنها حاصل نشده بود خيلی تعجب نکردم وقتی  ديدم با تغيير صورتجلسه از بررسی کلی چالش‌های توليد ناب در کل شرکت به موضوع بحث درباره عملکرد هر واحد در برنامه سالانه ، يک احساس راحتی عميقی بر محيط غالب شد. البته وجود انحراف زياد بين برنامه و عمل هم من را متعجب نکرد زيرا برنامه در اواسط تابستان تکوين يافته بود اما سال مالياتي در اوايل تير شروع مي‌شد. اما علت اصلی اين انحراف چه بود؟ برنامه اصلي اشتباه بود؟ يا اقتصاد در زمان بدي سقوط کرده بود؟ (که البته همين‌طور است.) يا نحوه اجراي برنامه ضعيف بود؟ يا هر سه مورد؟ يا دو مورد از سه مورد؟ يا ... ؟

در حقيقت در اين مورد نه هيچ مدرکي ارائه شد و نه هيچ تحليلي صورت گرفت. درعوض بحث به راه‌حل‌های تاکتيکی‌ای معطوف شد که به کمک آنها تا آنجا که ممکن است بتوان با نزديک شدن به پايان سال مالی، اوضاع را بر وفق مراد نشان داد. و بهترين راهی که کم‌ترين مقاومت را به همراه داشت، کاهش هزينه‌ کوتاه مدت بود از جمله از طريق اخراج‌هاي بيشتر. با اينکه از روند بحث نا‌اميد شدم اما چيزهايي هم ياد گرفتم.

من توانستم بسيار شفاف‌تر از قبل با پديده‌ای مواجه شوم که به هنگام رکود بروز می‌يابد:: وقتی شرکت‌ها با شتابزدگی تلاش می‌کنند انحرافات ناشی از  برنامه‌های منسوخ و قديمی خود را به صورتی حل کنند، درست در زمانی که اقتصاد رو به ثبات آورده و قيمت‌های سهام رو به افزايش دارند شروع می‌کنند به انجام اقداماتی چون کاهش هزينه‌ها و حذف مشاغل (مانند آنچه که هم اکنون در حال اتفاق افتادن  است.). و دريافتم که ستون فقرات شرکت فاقد ظرفيت لازم برای مواجهه درست با موضوع رشد درآمد در يک بازار محدود است. و در نتيجه دوباره انفجار استخدامِ کارکنان يا استفاده از منابع بيروني در دستور کار قرار می‌گيرد. شدت اين واکنش طبيعي اما مصيبت‌بار مديران ارشد که براي كاهش هزينه ها انجام می‌گيرد (همانکه اقتصاددان نامی، جان مي‌نارد کينز مدتي قبل آن را تناقص پس‌انداز ناميد) عامل تعيين کنندة عمق و مدت يک رکود است.

اين مايه ننگ کل جامعه است که رکود، طولاني‌تر و عميق‌تر آن چيزی شد که بايد می‌شد. اما زيان واقعی وارده بر شرکت در اين جلسه آن بود که انحراف از برنامه باز هم ناديده گرفته شد و حال آنکه عطف توجه به علت بروز اين انحراف‌ها ، ضرورت مبرمی بود تا به مدد آن بتواند ستاره قطبی خود را بيابد و در بلند مدت، حرکتی مداوم به سوي يک عملکرد عالی و با ثبات داشته باشد. در حقيقت برنامه ريزي براي ايجاد يک محيط باثبات در سازمان همان چيزي است که مديران ارشد بايد انجام دهند و اين همان چيزي است که جلسات رهبري ارشد به خاطر آن تشکيل مي‌شود.

اميدوارم در نشست بعدي كه در جلسه مديريت حضور داريد، چه يک مدير ارشد باشيد چه يک کارمند سطح پايين سازمان، سوالات ساده زير را تا حدودي به خاطر داشته باشيد ( حتي مي‌توانيد در ابتداي جلسه از ديگران بخواهيد که بدانها پاسخ گويند.)

آيا همه ما واقعا فهميده‌ايم که براي موفقيت سازمان و حل مشکلات مشتريان در طولاني مدت، چه چيزي براي سازمان مهم است؟ ( يا بايد روش ديگری را در پيش گيريم: چه کار کنيم که فعلاً مشکلات حاد فعلی را پشت سر بگذاريم. )

آيا گروه در مورد مسائل بزرگي که بايد حل شود اتفاق نظر دارد؟

آيا از موانع پيش رو و علل اصلي آنها اطمينان داريم؟

آيا تعهدي جهت تعيين بهترين راه حل  و رفع موانع داريم يا خواهيم داشت ؟

مانع و مشکل اصلي که بر سر راه يک سازمان چند کارکردي از جمله سازمان ما هم وجود دارد اين است كه آيا ما براي رفع مسائل اصلي كه در سر راه حل كشمكشهاي بخشهاي تودرتو قرار گرفته است ، راه حلي سراغ داريم ؟

اگر بتوانيد به اين سؤالات ساده پاسخ دهيد - راهي براي حرکت در جهت صحيح يافته‌ايد - به موازات بهبود اقتصاد جهاني در سال‌هاي آتي، شما هم در مسيري که پيش‌رو داريد به موفقيتي تضميني خواهيد رسيد و مي‌توانيد در مواجهه با نوسانات کوتاه‌مدت در عملکردهاي مالي از تغيير جهت هاي از هم گسيخته اجتناب کنيد.